INTRODUCCIÓN

 

BELTRÁN PARDO ABOGADOS & ASOCIADOS, identificada con N.I.T. 900796153-9, ubicada en la Calle 26 A # 13 – 97 Oficina 402 Edificio Bulevar Tequendama, Bogotá D.C., cuyo objeto social principal es la prestación de servicios de asesoría jurídica, ha elaborado la presente política en cumplimiento de lo señalado por la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia, y la pone en conocimiento de sus clientes, proveedores, empleados, y del público en general, con el fin de informar sobre su contenido.

  1. OBJETO

 Regular el tratamiento de la información personal en sus diferentes etapas, esto es, en la recolección, almacenamiento, administración, transferencia, transmisión, actualización, rectificación, supresión y protección de los datos que reciba en desarrollo de su actividad.

  1. ALCANCE

La Política se aplica a la información personal de accionistas, trabajadores y contratistas, clientes y potenciales clientes, proveedores, asistentes a actividades presenciales o virtuales y terceros, que reposa en las diferentes bases de datos, archivos físicos y electrónicos de la compañía y cuyo responsable es BELTRÁN PARDO ABOGADOS & ASOCIADOS.

  1. DEFINICIONES

Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales: Es la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales (SIC), o la dependencia que haga sus funciones.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la información personal para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita emitida por el Responsable y dirigida al Titular, para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales estructurados que son objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos Sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos de partidos políticos de oposición, así como los relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos del titular.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona jurídica que por sí misma decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular de la Información: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Por ejemplo: cliente, proveedor, empleado, etc.

Transferencia: La transferencia de datos se realiza cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o supresión.

  1. PRINCIPIOS:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de la información personal se sujeta a lo establecido en las normas y reglamentaciones del ordenamiento jurídico colombiano.

Principio de finalidad: La finalidad del tratamiento de los datos será informada a su titular, será legítima y estará de acuerdo con la Constitución y la Ley.

Principio de libertad: El Tratamiento del dato personal y su divulgación, solo se realizará con el consentimiento previo y expreso de su titular, a menos que exista un mandato legal o judicial que sustituya su consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información del titular objeto de Tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: El Titular de la Información personal, obtendrá en cualquier momento y sin restricción de parte del Responsable o del Encargado del Tratamiento, la información acerca de los datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de los datos personales, solo se realizará por las personas autorizadas por el titular o previstas en la ley, limitado a la naturaleza de los mismos y de acuerdo a las disposiciones de la ley y la Constitución.

Principio de seguridad: La información personal será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que se requieran, para otorgar seguridad a los registros con el fin de prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales, que no tengan naturaleza pública, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizar su relación con las actividades que comprende el tratamiento, con excepción de los casos en que por ley pueda suministrar o comunicar los datos personales del titular.

  1. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

BELTRÁN PARDO ABOGADOS & ASOCIADOS utilizará los datos personales provenientes de accionistas, trabajadores y contratistas, clientes y potenciales clientes, proveedores, asistentes a actividades presenciales o virtuales y terceros para las siguientes finalidades:

  • Desarrollar la relación contractual con el Titular de la Información, bien sea directamente o por un encargo del Responsable del Tratamiento.
  • Evaluar candidatos a ser vinculados como empleados, contratistas, asociados bien sea directamente o por un encargo del Responsable del Tratamiento.
  • Desarrollar las relaciones laborales que existan con sus empleados, contratistas y asociados.
  • Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de sus proveedores.
  • Celebrar contratos de prestación de servicios, ordenes de servicios y cualquier manifestación de orden contractual en los que exista Tratamiento de información personal.
  • Cumplir las disposiciones constitucionales, legales, jurisprudenciales, contractuales y reglamentarias previstas en el ordenamiento jurídico colombiano.
  • Ofrecer, informar, divulgar y promover los servicios jurídicos de la Firma.
  • Ofrecer, promover y realizar eventos, capacitaciones, conferencias, diplomados, webinares, foros, cafés virtuales, tertulias, seminarios y/o cualquier tipo de actividad presencial o virtual en materias de interés para la Firma.
  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable.

Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable, salvo cuando expresamente se exceptúe por ley como requisito para el Tratamiento.
  • Ser informado por el Responsable, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o cuando no medie un deber legal o contractual que obligue a su conservación.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  1. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

El Titular de la Información puede ejercitar su derecho a conocer, acceder, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales en los términos previstos en la Ley 1581 de 2012, y sus decretos reglamentarios, de manera gratuita, al menos una vez cada mes calendario, y cuando se trate de reclamos, siempre que haya un motivo para ello, mediante carta acompañada de copia del documento de identidad bien sea a través de métodos físicos o electrónicos.

En consecuencia los canales establecidos por BELTRAN PARDO ABOGADOS & ASOCIADOS para el ejercicio de los derechos del Titular de la Información será el correo electrónico info@beltranpardo.com que ha sido habilitado para el efecto.

  1. PROCEDIMIENTOS

8.1. CONSULTAS

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de BELTRÁN PARDO ABOGADOS & ASOCIADOS S.A.S. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberá suministrar a éstos, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado dando prioridad al medio a través del cual se presentó la consulta, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2. RECLAMO

8.2.1. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, o aquellos que lo modifiquen o sustituyen podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado así:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular y su dirección, la descripción de los hechos que dan lugar al mismo y acompañando los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

8.2.2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

8.2.3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. MODIFICACIONES y VIGENCIA

Cualquier cambio sustancial en los términos de la política en protección de datos personales será informado a través de la página web de nuestra firma www.beltranpardo.com, o mediante una comunicación escrita dirigida a los Titulares a la última dirección física y electrónica registrada por éstos.

La presente Política de Tratamiento de Información de BELTRAN PARDO ABOGADOS & ASOCIADOS S.A.S se encuentra vigente desde el mes de junio de 2013 y disponible en la dirección administrativa de la compañía y ahora se pone a disposición del público en nuestra página web www.beltranpardo.com.

Es importante subrayar que la firma BELTRÁN PARDO ABOGADOS & ASOCIADOS S.AS. como Responsable del Tratamiento conservará los datos personales siempre que los mismos sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados, o mientras duren los encargos conferidos al Encargado del Tratamiento. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en las normas especiales que regulan la conservación de documentos y en los términos acordados con el Responsable del Tratamiento cuando corresponda.

 

Elaborada:          junio de 2013

Última revisión:  septiembre de 2020